Stosownie do przepisu art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) Helio S.A. z siedzibą w Wyględach, ul. Stołeczna 26, 05-083 Zaborów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, za numerem KRS 262514, NIP: 1181694514, Regon: 015533555, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 2.500.000 zł, wpłacony w całości („Helio”), informuje, iż przetwarza dane osobowe akcjonariuszy. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych akcjonariuszy są zawarte poniżej.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych akcjonariuszy Helio będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników akcjonariuszy, którzy są uprawnieni do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu („WZ”), wykazali swój status akcjonariusza lub pełnomocników akcjonariuszy, którzy zażądali udostępnienia listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w WZ lub listy akcjonariuszy obecnych na WZ, złożyli wniosek o udostępnienie odpisów wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad WZ, złożyli żądanie zwołania WZ, wniosek o umieszczenie spraw w porządku obrad zwołanego WZ lub przedłożyli projekt uchwały WZ („Akcjonariusze”) jest Helio, adres mailowy: wz@helio.pl.
2. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe Akcjonariuszy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia WZ, w szczególności w celu realizacji obowiązku udostępnienia Akcjonariuszom listy akcjonariuszy na ich żądanie.
Podstawą prawną przetwarzania danych Akcjonariuszy jest kodeks spółek handlowych z 15 września 2000 r. („KSH”) oraz ustawa o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych z 29 lipca 2005 r.
Przetwarzanie danych osobowych Akcjonariuszy:
1) jest niezbędne do wypełnienia wymogów prawnych, którym podlega Helio (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
2) legitymizuje uzasadniony interes Spółki w postaci: (i) umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami oraz weryfikacji ich tożsamości; oraz (ii) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przez Helio przed potencjalnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Kategorie danych przetwarzanych przez Helio
Kategorią danych osobowych przetwarzanych przez Helio są dane Akcjonariuszy umieszczone na liście akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w WZ, dane akcjonariuszy i ich pełnomocników umieszczone na liście akcjonariuszy obecnych na WZ, dane pełnomocników akcjonariuszy zawarte w pełnomocnictwie do reprezentowania akcjonariusza podczas WZ, dane akcjonariuszy i ich pełnomocników wskazane w żądaniu zwołania WZ, dane akcjonariuszy i ich pełnomocników wskazane we wniosku o udostępnienie odpisów list akcjonariuszy i wniosku w sprawach objętych porządkiem obrad WZ, we wniosku o umieszczenie sprawy w porządku obrad zwołanego WZ lub wniosku zawierającym projekt uchwały WZ.
Zakres danych przetwarzanych przez Helio obejmuje w szczególności:
1) dane dotyczące Akcjonariuszy i ich pełnomocników (imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego, imiona rodziców oraz inne dane zawarte w treści dokumentu tożsamości);
2) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji oraz liczba przysługujących głosów;
3) adres poczty elektronicznej Akcjonariuszy i ich pełnomocników.
4. Odbiorcy danych przetwarzanych przez Helio
Dane osobowe Akcjonariuszy możemy udostępniać podmiotom współpracującym z Helio w związku z wykonywaniem obowiązków Helio dotyczących przeprowadzenia WZ oraz – w przypadku danych objętych listą akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w WZ lub listą obecnych na WZ – na podstawie przepisów KSH, Akcjonariuszom, którzy złożą żądanie przeglądania listy akcjonariuszy, wydania odpisu takiej listy lub przesłania listy pocztą elektroniczną.
Ponadto odbiorcami zebranych danych osobowych są podmioty świadczące usługi hostingu narzędzi informatycznych służących do kontaktu z Akcjonariuszami oraz podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów.
5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe zawarte na listach Akcjonariuszy, listach obecności oraz pełnomocnictwach są przechowywane przez okres istnienia Helio, a następnie mogą być przekazane podmiotowi wyznaczonemu do przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami KSH. Dane osobowe związane z kontaktem za pomocą poczty elektronicznej są przechowywane przez okres umożliwiający Helio wykazanie spełnienia obowiązków wynikających z przepisów KSH oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń Helio lub w stosunku do Helio.
6. Prawa podmiotu, którego dane osobowe są przetwarzane
Akcjonariuszowi przysługuje prawo do:
1) dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymywania ich kopii;
2) sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3) usunięcia danych – jeżeli zdaniem Akcjonariusza nie ma podstaw do tego, aby Helio przetwarzał dane Akcjonariusza, Akcjonariusz może żądać, aby Helio je usunął;
4) ograniczenia przetwarzania danych – Akcjonariusz może żądać, aby Helio ograniczył przetwarzanie danych osobowych Akcjonariusza wyłącznie do przechowywania lub podejmowania czynności uzgodnionych z Akcjonariuszem;
5) wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Po otrzymaniu sprzeciwu Helio zaprzestanie przetwarzania danych w celu lub celach, co do których został wyrażony sprzeciw, chyba że Spółka wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Akcjonariusza lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
6) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza regulacje wynikające z RODO;
7) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. W każdej chwili Akcjonariusz może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, które Helio przetwarza na podstawie zgody Akcjonariusza. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody Akcjonariusza przed jej cofnięciem.
7. Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych
W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Helio podanie danych jest wymagane przez przepisy KSH, w tym w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza; ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w WZ. W odniesieniu do adresu poczty elektronicznej podanie wspomnianego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Helio a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej; jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości nawiązania komunikacji za pośrednictwem kanału elektronicznego.
8. Informacja o źródle danych
Dane osobowe Akcjonariuszy są pozyskiwane z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Książęca 4 oraz są przesyłane przez Akcjonariuszy, pełnomocników i przedstawicieli w szczególności w związku z koniecznością wykazania statusu akcjonariusza, posiadania odpowiedniej liczby akcji (w tym wykonania obowiązków związanych z posiadaniem określonej liczby akcji w Spółce), prawa głosowania lub prawa reprezentowania Akcjonariusza.
Dowiedz się więcej o naszej Polityce Prywatności i Polityce plików Cookies.
